Чем отличаются электронные документы от документов на бумажном носителе, копии от оригиналов документов?

В современном мире мы каждый день сталкиваемся с необходимостью взаимодействия с документами, их копиями. В связи с тем, что цифровизация охватывает всё больше сфер жизни, людям все чаще приходится иметь дело с электронными документами и информационными технологиями.

Важно четко понимать, что собой представляют оригиналы документов, их копии, и чем отличаются электронные документы от документов на бумажном носителе. Каждая из этих категорий имеет свои особенности, юридическую силу и применение.

Рассмотрим их основные различия.

Прежде всего, стоит определиться с понятием «документ». Действующее законодательство не содержит единого определения понятия «документ». Термин «документ» содержится лишь в отдельных нормативных правовых актах. Обобщив информацию, можно сделать вывод о том, что документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Оригинал документа — это первый или единственный экземпляр документа. Оригиналом может быть как бумажный, так и электронный документ. Например, подписанный договор, свидетельство о рождении или любой другой официальный документ, который имеет физическую или электронную форму. Оригиналы документов имеют ключевое значение в различных сферах жизни: от бизнеса до личных финансов. Это документы, которые служат доказательством наличия определенных фактов, прав и обязательств.

Электронный документ, в соответствии с положениями действующего законодательства — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Электронные документы могут принимать различные формы, включая текстовые файлы, таблицы, изображения и другие форматы данных. Основная характеристика электронного документа — это его правовая сила, наличие электронной подписи, что делает его эквивалентным бумажному оригиналу при соблюдении определённых требований законодательства.

Плюсы электронных документов:

- удобство хранения, так как электронный документ не требует физических пространств, легко организуется и сохраняется, например, в памяти телефона или в архиве электронного почтового ящика;

- возможность быстрой передачи, поскольку электронные документы можно мгновенно отправить по электронной почте, через облачное хранилище или по средствам электронного сообщения, используя популярные мессенджеры;

- существенная экономия ресурсов, так как при использовании электронных документов нет необходимости использовать бумагу и печать.

Минусы электронных документов:

- минусом использования электронных документов является необходимость доступа к технологиям, так как для работы с электронными документами вам потребуется доступ к компьютерам, планшетам или телефонам с доступом к сети интернет;

- вследствие развития технологий, сфера кибер-мошенничества распространилась на множество сфер общественной жизни, поэтому при использовании электронных документов на непроверенных интернет-ресурсах, возникает возможность утечки данных или повреждения файлов.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Копия может быть выполнена как в электронном, так и в бумажном виде. Копии могут быть официальными – имеющими юридическую силу, то есть верность которых засвидетельствована нотариусом или уполномоченной организацией (заверенные копии), а также неофициальными, такими как фотографии или сканированные варианты. Неофициальные копии могут использоваться для личных нужд или как промежуточные материалы, но они не обладают юридической силой. Также обращаем внимание на то, что копия не заменяет оригинал, однако может служить его подтверждением в определённых ситуациях.

Понимание различий между электронными документами, копиями и оригиналами очень важно как в личной, так и в профессиональной жизни! С учетом законодательных норм, каждый тип документа может иметь своё уникальное применение и ограничения. Учет этих аспектов способствует более эффективному управлению документами и минимизации рисков, связанных с их использованием.